勤怠の集計作業を大幅に削減することができました。

茨城県日立市のアイガ電子工業様は、主な事業として電子機器の設計・製造を行っています。同社では、従来紙のタイムカードで行っていた勤怠管理をiTimeで行うようになったことで、毎月の勤怠集計作業の効率化を実現されました。
また間接部門の業務工数を可視化したことで、部署単位の生産性向上ができたと言います。今回の利用者インタビューではiTimeをどのようにご利用されているのか、その効果についてお伺いしました。

 

 

 

【今回お話を伺った方】

・代表取締役社長：益子 貴行様

・管理課 総務グループ 課長代理：小田和 太様

 

事業内容について教えてください

益子様：茨城県日立市でモノづくりをしている会社です。日立製作所が主な取引先で、インフラや建設機器業界で使用される電子機器基盤の設計・製造を行っています。

お客様と打ち合わせをして、高機能要求に応えられる部品を製造し、それらの商品保証の検査、商社販売までを自社で行っている点が特長です。

 

iTimes導入のきっかけは何ですか

小田和様：公益財団法人いばらき中小企業グローバル推進機構の方から、業務効率化に関する勉強会に案内して頂いたのがきっかけでした。それまで弊社ではモノづくりに携わっているメンバーに対しては、効率化や業務の可視化を行っていたのですが、間接（管理）部門の工数までは細かくチェックしていませんでした。120名ほどの社員のうち半数は間接部門になるため、それらの把握が全社的な生産性の向上に繋がると考えました。

 

導入前にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか

小田和様：勤怠管理と工数管理、いずれも集計作業の手間という問題がありました。iTimeを導入するまで、勤怠集計を紙のタイムカードを使ってほぼ手作業で行っていたと思います。日立市の千石町だけでなく、遠方の石岡市にも拠点があり、それらを合算した約200名分の集計作業を担当者2名で、月30時間以上を費やして行っていました。

 

益子様：工数管理も、メンバーが紙に記載したものをExcelで集計するという形をとっていたので、データの入力という工程が発生しており、とても効率が悪いなと感じていました。

 

iTime導入後、どのような変化がありましたか

益子様：間違いなく、勤怠管理・工数管理の効率が良くなったと思っています。従来発生していた手作業での転記という作業がなくなったので、勤怠の集計作業を大幅に削減することができました。

経営者の立場としては、生産性が低い作業が明らかになったので、それを無くそうという動きができたのが良かったです。「この作業ってこんな掛かっているの？！」という気付きが得られました。また、どうしたら生産性高く仕事ができるかを部署単位で考えてもらうネタとして活用しています。

 

普段の業務での使い方について教えてください

小田和様：週単位で勤務予定を各人に入れてもらい、それらを勤怠表としてエクスポートして社員の稼働状況を確認しています。また月の残業上限を45時間に設定しているのですが、その上限に近づいたタイミングで本人と上長に通知が来るアラート機能も使っています。

工数管理については、設計部門で案件に対して想定している時間と、実際の稼働時間にどれほどの差があるのかを確認し、業務の改善や分担内容の見直しを行っています。

さらに1ヶ月に1回、業務の改善について管理職で話し合う場を設けています。

 

特に気に入っている機能はありますか

小和田様：検索する際、条件に該当する人の候補（サジェスト）が出てくるのが便利です。氏名がうろ覚えであっても、探したい人の項目を確認できるため業務が捗ります。

 

iTimeをどの様な人におすすめしたいですか

益子様：勤怠だけではなく、工数管理に苦労している企業におすすめです。モノづくりだけでなく、デスクワーク系の人材が多い会社。生産性・コスト意識に関心がある会社、間接部門の費用対効果を明らかにしたい会社、などに勧めたいですね。

 

最後に、今後iTimeを使ってやりたいことを教えてください

益子様：売上はもちろん、業務に関する数字を見える化して、データを元に改善し、生産性を上げて、従業員の皆さんのお給料や休暇を増やしたいと思っています。

 

― インタビューへのご協力、ありがとうございました。iTime・株式会社アプリシエイトをよろしくお願いいたします。