勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・労働時間・残業・休暇などの情報をデジタルで管理する仕組みです。
従来の勤怠管理では、次のような方法が使われてきました。
- タイムカード
- 出勤簿
- Excel
- 手書き管理
しかし、働き方改革やテレワークの普及により、これらの方法では管理が難しくなっています。
そのため現在は、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システムが必要な理由
勤怠管理システムが必要とされる背景には、次のような理由があります。
労働時間の適正管理
働き方改革関連法により、企業には労働時間の適正な管理が求められています。
例えば
- 残業時間の把握
- 長時間労働の防止
- 有給休暇の管理
これらを正確に管理するためには、勤怠管理システムが非常に有効です。
人事・総務業務の効率化
Excelや紙で勤怠管理を行っている場合、次のような作業が必要になります。
- 勤怠データの回収
- 残業時間の計算
- 集計作業
- 給与システムへの入力
勤怠管理システムを導入することで、これらの作業を自動化できます。
テレワーク対応
近年はテレワークやリモートワークが増えています。
そのため
- 出退勤の記録
- 勤務状況の把握
をオンラインで管理できるシステムが必要になっています。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには、さまざまな機能があります。
出退勤打刻
従業員が
- PC
- スマートフォン
- ICカード
などで出退勤を打刻できます。
労働時間の自動計算
労働時間や残業時間を自動で計算します。
これにより
- 集計作業の削減
- 計算ミスの防止
が可能になります。
シフト管理
シフト勤務の企業では、シフト作成や管理をシステム上で行えます。
勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムを導入することで、企業にはさまざまなメリットがあります。
業務効率の向上
手作業の集計がなくなることで、人事・総務の業務効率が大きく改善します。
労務リスクの低減
残業時間の把握や労働時間の管理が正確になり、労務リスクを減らすことができます。
データ活用
勤怠データを分析することで
- 働き方の改善
- 人員配置の見直し
につながります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。
クラウド型かどうか
現在はクラウド型システムが主流です。
クラウド型は
- 導入が簡単
- どこからでも利用できる
というメリットがあります。
他システムとの連携
給与システムや人事システムと連携できるかも重要です。
工数管理ができるか
最近は、勤怠管理だけでなく
工数管理を行う企業も増えています。
工数管理とは、業務やプロジェクトごとの作業時間を管理する方法です。
勤怠管理と工数管理を一体化するメリット
勤怠管理だけでは、業務の内容までは見えません。
例えば
勤務時間
８時間
その中で
どの業務に時間を使ったのか
どのプロジェクトに時間を使ったのか
は分かりません。
そこで重要になるのが
工数管理
です。
勤怠管理と工数管理を一体化することで
- 作業時間の可視化
- プロジェクト原価管理
- 生産性分析
が可能になります。
勤怠管理と工数管理を一元化する「iTime」
iTimeは、勤怠管理と工数管理を一体化したシステムです。
iTimeでは
- 勤怠管理
- 工数管理
- 作業時間分析
を一つのシステムで管理できます。
これにより、
- 入力作業の削減
- データの一元管理
- 業務分析の高度化
が実現できます。
特に
- IT企業
- 建設業
- コンサルティング
- 制作会社
などの企業に適しています。
まとめ
勤怠管理システムは、企業の労働時間管理を効率化する重要なツールです。
さらに工数管理を組み合わせることで
- 業務効率の改善
- プロジェクト原価管理
- 生産性向上
につながります。
勤怠管理と工数管理を一元化することで、企業はより高度な働き方の管理が可能になります。
