勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・退勤・労働時間・残業・休暇などの情報をデジタルで管理する仕組みです。
従来の勤怠管理では、次のような方法が使われてきました。
・タイムカード
・出勤簿
・Excel
・手書き管理
しかし、働き方改革やテレワークの普及により、これらの方法では管理が難しくなっています。
そのため現在は、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。
勤怠管理システムが必要な理由
勤怠管理システムが必要とされる背景には、次のような理由があります。
働き方改革関連法により、企業には労働時間の適正な管理が求められています。
例えば
・残業時間の把握
・長時間労働の防止
・有給休暇の管理
これらを正確に管理するためには、勤怠管理システムが非常に有効です。
Excelや紙で勤怠管理を行っている場合、次のような作業が必要になります。
・勤怠データの回収
・残業時間の計算
・集計作業
・給与システムへの入力
勤怠管理システムを導入することで、これらの作業を自動化できます。
近年はテレワークやリモートワークが増えています。
そのため
・出退勤の記録
・勤務状況の把握
をオンラインで管理できるシステムが必要になっています。
勤怠管理システムの主な機能
勤怠管理システムには、さまざまな機能があります。
従業員が
・PC
・スマートフォン
・ICカード
などで出退勤を打刻できます。
労働時間や残業時間を自動で計算します。
これにより
・集計作業の削減
・計算ミスの防止
が可能になります。
シフト勤務の企業では、シフト作成や管理をシステム上で行えます。
勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムを導入することで、企業にはさまざまなメリットがあります。
手作業の集計がなくなることで、人事・総務の業務効率が大きく改善します。
残業時間の把握や労働時間の管理が正確になり、労務リスクを減らすことができます。
勤怠データを分析することで
・働き方の改善
・人員配置の見直し
につながります。
勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。
現在はクラウド型システムが主流です。
クラウド型は
・導入が簡単
・どこからでも利用できる
というメリットがあります。
給与システムや人事システムと連携できるかも重要です。
最近は、勤怠管理だけでなく
工数管理
を行う企業も増えています。
工数管理とは、業務やプロジェクトごとの作業時間を管理する方法です。
勤怠管理と工数管理を一体化するメリット
勤怠管理だけでは、業務の内容までは見えません。
例えば
勤務時間
８時間
その中で
どの業務に時間を使ったのか
どのプロジェクトに時間を使ったのか
は分かりません。
そこで重要になるのが
工数管理
です。
勤怠管理と工数管理を一体化することで
・作業時間の可視化
・プロジェクト原価管理
・生産性分析
が可能になります。
勤怠管理と工数管理を一元化する「iTime」
iTimeは、勤怠管理と工数管理を一体化したシステムです。
iTimeでは
・勤怠管理
・工数管理
・作業時間分析
を一つのシステムで管理できます。
これにより、
・入力作業の削減
・データの一元管理
・業務分析の高度化
が実現できます。
特に
・IT企業
・建設業
・コンサルティング
・制作会社
などの企業に適しています。
まとめ
勤怠管理システムは、企業の労働時間管理を効率化する重要なツールです。
さらに工数管理を組み合わせることで
・業務効率の改善
・プロジェクト原価管理
・生産性向上
につながります。
勤怠管理と工数管理を一元化することで、企業はより高度な働き方の管理が可能になります。
