グループ約180名の勤怠を一元管理。電子明細の導入で給与業務を大幅に効率化し、多様な人材が安心して働ける環境を実現

茨城県水戸市に本社を置く株式会社ヴィオーラは、1962年の創業以来60年以上にわたりレンタルおしぼり事業を展開する老舗企業です。おしぼりのレンタルを中心に、病院・介護施設向けの私物クリーニング、美容サロン向けレンタルタオルなど、「洗い物」に特化したサービスを幅広く手がけています。

さらに、グループでは特定非営利活動法人 茨城自立支援センター（A型就労支援事業所）を運営し、障害のある方を「チャレンジャー」として約50名雇用。外国籍の方や70歳まで働けるシニア層など、多様な人材がチームとなってサービスの向上に取り組んでいます。女性が従業員の7割を占め、子育てサポート企業「くるみん」の認定も取得するなど、誰もが働きやすい職場づくりを推進している企業です。

同社では以前、別の勤怠管理システムを利用していましたが、操作の複雑さやサポート体制に課題を感じていました。ITコーディネーターおよび常陽銀行からの紹介をきっかけに、2023年夏頃にiTimeを導入。グループ全体約180名の勤怠を一元管理する体制を構築しました。その約1年後にはiMeisai（Web給与明細サービス）も導入し、紙の給与明細をほぼ廃止。バックオフィス業務の大幅な効率化を実現しています。今回は、代表取締役の藤本恵子様と、勤怠・給与管理の実務を担当する藤本慰子様のお二人にお話を伺いました。

【今回お話を伺った方】

・代表取締役：藤本恵子様
・藤本慰子様

事業内容と皆様の役割について教えてください

恵子様：当社は創業63年のレンタルおしぼりの会社です。2025年4月から私が4代目として代表を務めています。創業者は夫の父にあたり、次の世代へしっかり引き継いでいきたいという思いで経営しています。

事業としては、おしぼりのレンタルがメインですが、笠間にあるリネン工場では病院・介護施設向けに入所者の方の私物をお預かりしてクリーニングし、お返しするサービスも行っています。さらに、グループでは特定非営利活動法人 茨城自立支援センターという障害者雇用のA型福祉サービス事業所を運営しています。

実は、次男に重度の知的障害がありまして、それがきっかけで平成24年に福祉サービス事業所を立ち上げました。おしぼり業界はもともと繰り返しの作業が多く、そうした仕事に力を発揮してくれる障害のある方が以前から活躍していたんです。「もっと働きたい」という方にお仕事をしてもらおうということで、一緒に働いています。

慰子様：私はグループ全体の勤怠管理と給与管理を担当しています。iTimeやiMeisaiの運用も私がメインで行っています。

iTime導入のきっかけは何ですか

慰子様：ITコーディネーターの方からご紹介いただいたのがきっかけです。常陽銀行さんからもあわせてご紹介をいただきました。以前は別の勤怠管理システムを使っていたのですが、パソコンがないと操作できず、管理項目も多くて使いこなすのが難しい状態でした。

それに加えて、担当の方が転勤で異動になってからサポートが手薄になり、相談してもなかなか悩みが届かなくなってしまったんです。その点、アプリシエイトさんは地元・茨城の企業なので、細やかに対応していただける安心感がありましたね。

導入前にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか

慰子様：以前のシステムはクラウド型ではあったのですが、操作が複雑で集計作業に手間がかかっていました。残業時間の把握も難しく、誰がどれだけ残業しているのかがすぐにはわからない状態でした。

当社はグループ全体で約180名の従業員がいて、法人や拠点ごとに締め日も支給日も異なります。週1回勤務のパートの方からフルタイムの社員まで、働き方も本当にさまざまです。そうした多様な勤務形態を一つのシステムでまとめて管理するのは、以前のやり方では大変でしたね。

iTime導入後、どのような変化がありましたか

慰子様：一番大きいのは、残業時間が「見える化」されたことです。棒グラフでパッと表示されるので、「あ、この方ちょっと残業が増えているね」とすぐにわかります。早い段階で声かけができるようになったのは、管理する側としてとても助かっています。

それから、iTimeの導入から約1年後にiMeisai（Web給与明細サービス）も導入したのですが、これも大きな変化でした。以前は給与明細を専用用紙に印刷して、封筒に入れて一人ひとりに配布していたんです。それがスマートフォンで確認できるようになり、「メールが届いたらすぐ確認する」という流れに変わりました。印刷・封入の作業がなくなったのはもちろん、専用用紙を購入するコストもなくなりましたね。

また、従業員から問い合わせがあったときの対応も早くなりました。iMeisaiでは名前や社員番号で検索できるので、過去の明細をすぐに呼び出せます。給与計算中に「基本給いくらだったかな」「この手当はいくらだったかな」と確認したいときも、給与ソフトとiMeisaiの2つの画面を使い分けて効率的に作業できるようになりました。

普段の業務での使い方について教えてください

慰子様：打刻は基本的にICカードで行っています。本社や笠間のリネン工場など、まとまった人数がいる拠点にはICカードリーダーを設置しています。一方、つくば営業所やいわき営業所は少人数なので、事務員がパソコンから入力して対応しています。

勤怠管理のほかに、CSVでデータを出力できるのがとても便利です。給与ソフトへの連携はもちろん、A型福祉サービス事業所として必要な国保連への請求データの作成にも活用しています。所属ごとにデータを出せるので、法人が分かれていてもスムーズに処理できますね。

多様な従業員の方々への導入で工夫されたことはありますか

慰子様：段階を追って導入したのが良かったと思います。いきなり全員に一斉導入すると私たちも対応しきれないので、まずは社員から始めました。社員が使い方を覚えて「教えられるくらい」になったら、その社員がパートさんに教えるという流れです。それでもわからないという方やチャレンジャー（障害のある方）には「何かあったらいつでも言ってくださいね」という体制で個別にサポートしました。結果的に、社員が率先して教えてくれたので、問い合わせ自体はそれほど多くありませんでしたね。

iMeisai（Web給与明細）も同じやり方です。最初は「紙がいい」という方もいましたが、導入から約1年で、ほとんどの方が電子明細に移行しました。今、紙を希望されているのは本当に数名だけです。お昼休みに「使い方がわからない方は説明しますので来てくださいね」と声をかけるなど、地道に浸透を図りました。

外国籍の従業員の方については、当社の場合は日本にご家庭があり、日本語が堪能な方がほとんどなので、特に言語面での苦労はありませんでした。むしろ、以前の紙ベースの管理より、スマートフォンで操作できるデジタルツールのほうが使いやすいという面もあると思います。

iTimeをどのような方におすすめしたいですか

恵子様：私たちのようなA型の福祉サービス事業所を運営されている方には、特におすすめしたいですね。一般企業と同じように給与計算や有給管理が必要になりますので、CSVでデータを取り込めるのはとても助かっています。

それ以外にも、ICカードやパソコンなど打刻方法が複数あるので、どんな事業形態の方にも合わせられるのではないでしょうか。当社のように少人数の営業所からパートさんが多い拠点まで、人数に関係なくグループ全体で使えています。導入しやすい金額設定なのもありがたいですね。給与ソフトとの連携も含めて、リーズナブルに始められると思います。

最後に、今後iTimeを使ってやりたいことを教えてください

慰子様：まずは残業時間の抑制をさらに進めたいです。グラフで見えるようになったので、上限に近づいた段階で早めに声かけができるようにしていきたいですね。それから、有給休暇の申請を電子化したいです。今はまだ紙で申請しているので、そこも効率化したいと思っています。

あとは人事管理の部分ですね。当社はいろいろな働き方の方がいて、雇用契約が3ヶ月や6ヶ月と短期の場合もあります。更新の頻度が高いと、いつ次の契約更新が来るのか把握するだけでも大変なので、通知が来てスムーズに雇用契約書を作成できる仕組みがあると非常に助かります。

さらに、従業員の資格管理もやりたいです。「あと3ヶ月で資格が切れますよ」というアラートが出せれば、うっかり失効を防げます。約40名が何らかの資格を保有しているので、現場の負担も減ると思います。外国籍の方の在留資格の期限管理もあわせてできると、とても心強いですね。将来的にはキャリアアップの管理、どの部門でどんな経験を積んできたかを記録していくような使い方もしていきたいと考えています。

― インタビューへのご協力、ありがとうございました。引き続き、iTime・株式会社アプリシエイトをよろしくお願いいたします。