多様な働き方を一元的に把握できる勤怠管理マネジメントを構築

茨城県庁では、職員・所属管理者ともに、勤務時間等（時間外勤務、休暇、時差出勤、テレワーク等）の働き方に係る情報を一元的に管理・確認するべく、iTimeを導入しました。所属管理者は、職員の勤務状況の確認や、時間外勤務の上限に近づいた場合のアラート機能により、過重労働のおそれのある職員を早期に把握することで業務の平準化や進捗管理に役立てています。今回は、総務部行政経営課係長の長岡洋平様に、柔軟な働き方の推進への活用法についてお話を伺いました。

【今回お話を伺った方】

・総務部行政経営課係長：長岡 洋平様
 
 

業務内容と長岡様の役割について教えてください

長岡様：私の所属する改革推進グループでは、職員の働き方改革やＤＸ推進等による県庁の業務改革のほか、地方分権の推進など、行財政改革に関する様々な業務を担当しています。

私の担当業務としては、時間外勤務の縮減やフレックスタイム制等の柔軟な働き方の推進など、職員の働き方改革に関する業務を主に担当しています。

iTimeを導入しようと思ったきっかけを教えてください

長岡様：現行の総務事務支援システム（服務関係の手続き等を行うためのシステム）では、職員・所属管理者ともに、勤務時間等（時間外勤務、休暇、時差出勤、テレワーク等）の働き方に係る情報を一元的に管理・確認できる仕組みがなく、客観的な記録を基礎とした時間外勤務の管理と職員の勤務状況の一元的把握ができるシステムの導入を検討していました。

導入前にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか

長岡様：時間外勤務申請等を行う総務事務支援システムは給与支払のためのシステムであり、職員の勤務時間管理や時間外勤務の上限規制には対応していないため、当課から所属長等に対し、時間外勤務の実績一覧やアラート、パソコン操作時間一覧などを送付し、適切な管理を依頼していましたが、管理・確認方法がそれぞれ異なっており、所属等のマネジメントの負担が増大していました。

また、多様な働き方（テレワーク、時差出勤等）も進展し、職員自身の勤務時間の把握も煩雑となっていました。

iTime導入後、業務の中でどのような変化や効果を感じられましたか

長岡様：所属管理者からは職員の勤務状況を一目で確認できるようになり、マネジメントの負担が軽減されたという声や、職員からは時間外勤務の上限が近づいた場合などのアラート送付により時間外勤務等の管理がしやすくなったという声を聞いています。

また、県庁全体の管理を行っている当課としても、職員や所属毎の時間外勤務や年休の取得状況の把握がしやすくなりました。

普段の業務の中で、iTimeをどのように活用されていますか

長岡様：職員は、庁内ネットワークシステムの職員ポータルからワンクリックで勤務状況を確認できるようになっているため、毎日システムにログインし、自身の勤務状況について確認ができるようになっています。

所属管理者は、職員の勤務状況の確認や、時間外上限に近づいた場合のアラート機能により、過重労働のおそれのある職員を早期に把握することで、業務の平準化や進捗管理に役立てています。

行政経営課は、集計機能や統計機能により、県庁全体で時間外勤務が多い所属や職員の確認などに活用しています。

iTimeの中で特に便利だと感じている機能があれば教えてください

長岡様：様々な検索項目により、条件に当てはまる所属や職員をリアルタイムに把握できる集計機能や統計機能が、県庁全体の状況の把握に役立っています。

直感的な操作が可能でシンプルなインターフェイスのため、職員への操作説明や、日常的な問い合わせ対応は非常に少なく助かっています。

加えて、時間外勤務や年休取得の状況をグラフで表示するダッシュボード機能により、視覚的に状況を判断できる点も、非常に利便性が高いと感じています。

最後に、今後iTimeを活用して実現したいことを教えてください

長岡様：2024年4月の導入から2年が経とうとしているところであり、データも蓄積されてきていることから、所属や職員毎の時間外勤務などの状況の傾向や繁忙期を把握・分析することにより、より具体的な業務改善に繋げていきたいと考えております。

― インタビューへのご協力、ありがとうございました。引き続き、iTime・株式会社アプリシエイトをよろしくお願いいたします。