勤怠管理と工数管理を別々に管理していませんか？
多くの企業では、勤怠管理と工数管理を別々の方法で管理しています。
例えば次のようなケースです。
- 勤怠管理システム
- 工数管理はExcel
- プロジェクト管理ツール
このように複数のツールを使っている企業は少なくありません。
しかし、このような管理方法には多くの課題があります。
例えば
- 勤怠時間と工数が一致しない
- データの管理が煩雑
- プロジェクト原価が見えない
こうした問題を解決する方法が、勤怠管理と工数管理の一元化です。
勤怠管理と工数管理とは
まず、それぞれの役割を整理してみましょう。
勤怠管理
勤怠管理とは、従業員の労働時間を管理する仕組みです。
主に次の情報を管理します。
- 出勤時間
- 退勤時間
- 残業時間
- 休暇
企業の労務管理において重要な役割を持っています。
工数管理
工数管理とは、業務やプロジェクトごとに作業時間を管理する方法です。
例えば
- プロジェクトA
- プロジェクトB
- 社内会議
- 営業活動
といった作業時間を記録します。
勤怠管理と工数管理を別管理する問題
勤怠管理と工数管理を別々に管理すると、次のような問題が発生します。
データが一致しない
8時間
6時間
このような状態になることがあります。
残りの2時間がどこに使われたのか分からない状態です。
入力が面倒になる
社員は
- 勤怠入力
- 工数入力
を別々に行う必要があります。
そのため
- 入力漏れ
- 入力の遅れ
が発生しやすくなります。
データ分析が難しい
勤怠と工数が別々に管理されていると
- プロジェクト原価
- 作業効率
などを分析することが難しくなります。
勤怠管理と工数管理を一元化するメリット
勤怠管理と工数管理を一元化することで、さまざまなメリットがあります。
作業時間を正確に把握できる
一元管理では
＝
という形になります。
そのため
- 入力漏れ
- 作業時間の不明
を防ぐことができます。
入力の手間が減る
一元管理では、同じ画面で
- 勤怠入力
- 工数入力
ができます。
そのため、社員の負担が減ります。
プロジェクト原価を把握できる
工数管理を行うことで
- プロジェクト別作業時間
- 人件費
を把握できます。
これにより
- 赤字プロジェクトの発見
- 利益率の改善
が可能になります。
業務効率を改善できる
工数データを分析することで
- 時間がかかっている業務
- 改善が必要な業務
を見つけることができます。
経営判断のスピードが上がる
勤怠と工数のデータが一体化すると、次のような分析が可能になります。
- 部門別の生産性
- プロジェクト利益率
- 業務時間配分
つまり、勤怠データが経営データになるのです。
一元管理が向いている企業
勤怠と工数の一元管理は、特に次の企業に向いています。
IT企業
システム開発などのプロジェクト型業務では、工数管理が重要です。
建設業
建設プロジェクトでは作業時間の管理が必要です。
コンサルティング
案件ごとの工数管理が利益に直結します。
制作会社
デザインや制作業務でも工数管理は重要です。
勤怠管理と工数管理を一体化する「iTime」
こうした課題を解決するために開発されたのが、iTimeです。
新・勤怠管理システム「iTime」
iTimeは
- 勤怠管理
- 工数管理
- 作業時間分析
を一つのシステムで管理できます。
iTimeの特徴
一体型管理
勤怠と工数を同時に管理できます。
作業時間分析
プロジェクト別の作業時間を可視化できます。
業務効率化
入力作業を減らし、管理作業を効率化できます。
よくある質問
勤怠と工数は別管理でも問題ない？
可能ですが、データの整合性が取れなくなることがあります。
一元管理することで、より正確なデータ管理が可能になります。
まとめ
勤怠管理と工数管理を別々に管理している企業は多くあります。
しかし別管理では
- データ不整合
- 入力負担
- 分析の難しさ
といった問題が発生します。
これらを解決する方法が
勤怠管理と工数管理の一元化
です。
一元管理することで
- 作業時間の可視化
- プロジェクト原価管理
- 業務効率改善
が可能になります。
もし現在、
- 工数管理をExcelで行っている
- 勤怠と工数を別システムで管理している
という場合は、一元管理の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
