工数管理とは
工数管理とは、業務やプロジェクトごとに作業時間を記録し、業務量やコストを把握する管理手法です。
企業では、次のような目的で工数管理が行われます。
- プロジェクト原価管理
- 作業時間の可視化
- 業務効率の改善
- 人員配置の最適化
特にプロジェクト型ビジネスでは、工数管理は経営上非常に重要な役割を持っています。
例えば次のような業種です。
- IT企業
- 建設業
- コンサルティング
- 制作会社
これらの企業では、作業時間を正確に把握することが、利益管理に直結します。
工数管理が重要な理由
企業では日々さまざまな業務が行われていますが、その多くは見えにくいものです。
例えば
- 会議
- 開発作業
- 営業活動
- 社内業務
などが挙げられます。
工数管理を行うことで
- どの業務に時間が使われているのか
- どのプロジェクトが利益を生んでいるのか
を把握することができます。
工数管理で分かること
工数管理を行うことで、企業は次のような情報を把握できます。
プロジェクト別作業時間
プロジェクトごとにどれだけ時間を使っているかが分かります。
人員配置の最適化
業務ごとの作業時間を把握することで、人員配置を最適化できます。
業務効率
どの業務に時間がかかっているのかを把握できます。
プロジェクト利益
業工数と人件費を組み合わせることで、プロジェクトの利益を把握できます。
工数管理の方法
工数管理にはいくつかの方法があります。
Excelによる工数管理
最も多くの企業で行われている方法が、Excelによる工数管理です。
Excelでは次のような方法で管理します。
- 日ごとの作業記録
- プロジェクト別時間入力
- 月次集計
Excelは導入が簡単ですが、いくつかの課題があります。
Excel管理の課題
Excel管理には次のような問題があります。
入力が定着しない
Excelでは手動入力が必要です。
そのため
- 入力漏れ
- 後入力
が発生しやすくなります。
集計作業の負担
Excel管理では
- データ回収
- 集計
- 分析
などの作業が必要になります。
リアルタイム分析ができない
Excelではリアルタイムの業務分析が難しいです。
工数管理ツールによる管理
最近は、工数管理ツールを導入する企業が増えています。
工数管理ツールでは
- 作業時間入力
- 自動集計
- 分析
などが可能です。
工数管理ツールのメリット
工数管理ツールには多くのメリットがあります。
入力作業の簡素化
作業時間を簡単に入力できます。
自動集計
作業時間を自動で集計できます。
業務分析
プロジェクト別作業時間などを分析できます。
勤怠管理との連携
工数管理を行う際には、勤怠管理との連携が重要です。
→
→
この2つを連携することで、より正確なデータ管理が可能になります。
勤怠管理と工数管理を一体化するメリット
勤怠管理と工数管理を一体化することで
- 作業時間の可視化
- プロジェクト原価管理
- 生産性分析
が可能になります。
例えば
8時間
8時間
という形で管理できます。
これにより、業務分析の精度が大きく向上します。
工数管理を導入すべき企業
工数管理は、特に次の企業で重要になります。
IT企業
システム開発などのプロジェクト型業務では、工数管理が重要です。
建設業
建設プロジェクトでは作業時間管理が必要です。
コンサルティング
案件ごとの工数管理が利益に直結します。
制作会社
デザインや制作業務では作業時間管理が重要です。
勤怠管理と工数管理を一体化する「iTime」
新・勤怠管理システム「iTime」
iTimeは
- 勤怠管理
- 工数管理
- 作業時間分析
を一体化したシステムです。
これにより
- 作業時間の可視化
- プロジェクト分析
- 業務改善
が可能になります。
iTimeの特徴
一体型管理
勤怠管理と工数管理を同時に行えます。
作業時間分析
プロジェクト別の作業時間を可視化できます。
業務改善
工数データをもとに業務改善が可能です。
まとめ
工数管理は、企業の業務効率やプロジェクト利益を把握するために重要な管理手法です。
Excel管理では
- 入力負担
- 集計作業
- 分析の難しさ
といった課題があります。
工数管理ツールを導入することで
- 作業時間の可視化
- 業務効率改善
- プロジェクト分析
が可能になります。
さらに勤怠管理と工数管理を一体化することで、より高度な業務分析が実現できます。
