勤怠管理システムの比較で見るべき8項目｜自社に合うシステムの選び方

「勤怠管理システムを比較するとき、各社のサイトや比較サイトを見比べても、なかなか決め手が見つからないことがあります。どの製品も「打刻方法が豊富」「法改正に対応」と書かれていて、機能一覧の○×を並べても差がはっきりしないためです。

比較で見るべきなのは「機能があるか」ではなく、「自社の勤務ルールでその機能が使えるか」です。本記事では、比較する前に整理しておくこと、比較すべき8項目、そして自社の条件に当てはめて判断する手順を順番に説明します。

比較する前に、自社の条件を3つ整理する

製品を見る前に次の3点を書き出しておくと、比較の軸が決まり、各社への質問も具体的になります。ここが曖昧なまま比較を始めると、「機能が多い製品」を選んでしまい、導入後に設定が合わないという結果になりがちです。

比較すべき8項目

次の8項目は、導入後に「思っていたのと違う」となりやすい箇所です。各社に同じ質問をすると、カタログでは見えない差が出ます。

比較項目	確認する内容	各社への質問の例
①勤務形態への対応	自社の勤務ルールを実際に設定できるか	この勤務パターン3つを設定したデモを見せてもらえますか
②例外処理	打刻漏れ、半休・時間休、休日出勤・振替、締め後修正の扱い	打刻漏れが出たとき、誰がどの画面で直しますか
③月途中の管理	残業や打刻漏れを月の途中で把握できるか	20日時点で残業が多い社員を確認する画面を見せてください
④現場の使いやすさ	一般社員が迷わず打刻・申請できるか	実際の従業員が使う画面をそのまま見せてもらえますか
⑤給与連携	自社の給与システムに必要な形式で出力できるか	出力されるファイルの実物を見せてもらえますか
⑥料金	初期費用・月額・オプション・打刻機器を含む総額	人数が1.5倍になった場合の年額も試算してください
⑦サポート	初期設定の支援範囲と、稼働後の問い合わせ窓口	設定変更の相談はどこまで無償ですか
⑧拡張性	人事・給与明細・工数管理など他業務へ広げられるか	将来この業務も一元化できますか

この中で特に差が出るのが②の例外処理です。通常の出退勤はどの製品でも処理できますが、打刻漏れや締め後の修正といった例外の扱いは製品ごとに大きく違い、ここが自社の運用と合わないと、導入後も毎月の手作業が残ります。

各社の資料は集めたが判断しきれない、自社の勤務ルールに対応できるか分からない——そうした段階でご相談ください。自社で最も複雑な勤務パターンを伺い、iTimeで設定できるかを具体的にご説明します。比較検討の材料としてお使いいただけます。
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料金は「月額」ではなく「総額」で比べる

勤怠管理システムの料金は、1人あたりの月額だけを並べても比較になりません。次の項目を含めた総額で見てください。

費用項目	見落としやすい点
最低利用料金	人数が少ないと、1人あたり単価が実質的に上がる
初期費用・設定支援	無償の範囲と有償の範囲の境目を確認する
打刻機器	ICカードリーダーやタブレットは拠点数×台数で必要になる
オプション	シフト・休暇・工数などが標準か追加料金かで総額が変わる
課金の対象	在籍者数か、その月に打刻した人数か。退職者や短期アルバイトの扱い
契約条件	最低利用期間、年間契約の有無、途中解約時の扱い

あわせて、現在の勤怠管理にかかっている時間も金額に換算しておくと、判断がしやすくなります。たとえば100人規模で、集計20時間・管理職の確認10時間・修正や問い合わせ対応10時間なら月40時間です。時給換算3,000円なら月12万円の管理コストがかかっている計算になります。システム費用が高いか安いかは、この数字と並べて初めて判断できます。

比較表には「重み」をつける

8項目すべてを同じ重さで比べると、自社にとって重要な項目が埋もれます。今いちばん困っていることに配点を寄せると、判断の根拠が社内でも説明しやすくなります。以下は配点の一例です。

トライアルで必ず試す5つのケース

デモを見るだけでは、通常の出退勤しか確認できません。次の5つは、自社のデータで実際に試してください。ここで差が出ます。

• 自社で最も複雑な勤務パターンを設定し、1か月分を集計してみる
• 打刻漏れ・半休・休日出勤など例外を登録し、集計結果が想定どおりか確認する
• 一般社員が説明なしで打刻・申請できるか、実際の従業員に触ってもらう
• 上長の画面で、承認待ちと残業の増えている部下を確認できるか見る
• 締め処理を行い、給与システムへ渡すファイルを実際に出力する

3つの立場から確認する

立場	確認すること	ここを外すと起きること
一般社員	毎日の打刻・申請が簡単か	打刻漏れと問い合わせが増える
管理職	部下の勤務状況と承認待ちが一目で分かるか	承認が滞り、締めが遅れる
人事・総務	締め処理と給与連携が手修正なしで終わるか	システムを入れてもExcel作業が残る

基準日が人ごとに違い、Excelで期限を追いきれない場合は、取得状況を自動で集計し、期限が近い従業員を知らせる仕組みが有効です。
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比較でよくある失敗

• 機能数の多さで選び、自社では使わない機能に費用を払っている
• 通常勤務だけを試し、例外ケースを導入後に初めて確認した
• 給与連携の出力形式を契約後に確認し、毎月の加工作業が残った
• 価格だけで選び、サポート範囲が狭く設定変更のたびに社内工数がかかる
• 比較表の作成が目的になり、何を重視するかを決めないまま稟議に進んだ

まとめ

勤怠管理システムの比較で迷う原因は、製品の良し悪しではなく、比較の仕方にあります。先に自社の勤務形態・人数と拠点・連携先を整理し、8項目について各社へ同じ質問をし、自社の課題に応じて配点する。そのうえで、例外ケースまで含めてトライアルで試す。この順番で進めれば、導入後に手作業が残る失敗を避けられます。

iTimeでできること

iTimeでは休暇の申請・承認と勤怠集計を一元化し、アラートやダッシュボードで確認が必要な従業員に気づける勤怠管理を目指しています。有給休暇の取得状況を月途中から把握したい企業は、自社の休暇制度に合う設定ができるかを資料やデモでご確認ください。

※本記事は一般的な情報提供を目的としています。制度・法令の具体的な適用については、厚生労働省等の最新の公的資料や社会保険労務士等の専門家にご確認ください。

比較の決め手が見つからない方へ