「年5日の有給取得義務があるのは知っている。でも、中途入社で基準日が人ごとに違い、誰があと何日取らなければいけないのか追いきれない」——。
多くの企業でつまずくのは、制度の理解よりも“管理”です。年5日の義務は「申請があれば与える」だけでは足りず、取得日数が足りない従業員には会社が時季を指定して取らせる必要があります。
本記事では、制度の要点を押さえたうえで、取得漏れを防ぐ具体的な管理方法を解説します。
年5日取得義務の基本
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 施行 | 2019年4月1日（働き方改革関連法による労働基準法改正） |
| 対象者 | 年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者。管理監督者や、比例付与で10日以上付与されるパート・アルバイトも含む |
| 期限 | 有給休暇を付与した日（基準日）から1年以内に5日 |
| 会社の義務 | 本人の取得や計画年休で5日に届かない場合、本人の意見を聴いたうえで時季を指定して取得させる |
| 就業規則 | 時季指定を行う場合は、対象者と方法を就業規則に記載する |
| 管理簿 | 年次有給休暇管理簿（時季・日数・基準日）を作成し保存する |
見落としやすいのがパート・アルバイトです。
たとえば週4日勤務でも、勤続3年6か月以上になると付与日数が10日となり、年5日取得義務の対象になります。「パートだから対象外」と一律に判断しないよう注意してください。
違反した場合の罰則
| 違反内容 | 罰則 |
|---|---|
| 年5日を取得させなかった | 30万円以下の罰金 |
| 時季指定を行うのに就業規則に記載していない | 30万円以下の罰金 |
| 労働者が請求した時季に有給休暇を与えなかった （時季変更権の正当な行使を除く） | 6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金 |
罰則は対象となる労働者1人ごとに成立し得るとされています。
実務上はまず労働基準監督署の是正指導となることが多いものの、「知らなかった」「管理しきれなかった」は理由になりません。
取得漏れが起きやすい3つのパターン
| パターン | 起きること | 対策 |
|---|---|---|
| 基準日がバラバラ | 中途入社ごとに期限が異なり、年度末の一斉確認では間に合わない | 従業員ごとの期限を一覧化し、期限から逆算して確認 |
| 期限直前に気づく | 残り1か月で3日不足など、業務上取得させにくい状況になる | 基準日から6か月・9か月時点で中間確認 |
| 単位の数え間違い | 時間単位年休を5日に含めてしまう | 半日単位は0.5日として含められるが、時間単位年休は含められない点を徹底 |
年次有給休暇管理簿に記載する項目
管理簿には「時季（取得日）」「日数」「基準日」を労働者ごとに記載します。書式は自由で、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することも、システムで管理することも可能です。保存期間は5年間（当分の間は経過措置により3年間）とされています。
監督署の調査で提示を求められることがあるため、すぐに出せる状態にしておくことが重要です。
取得漏れを防ぐ管理スケジュール（例）
| 基準日からの時期 | 確認すること | アクション |
|---|---|---|
| 3か月 | 取得0日の従業員 | 本人・上長に取得予定を確認 |
| 6か月 | 取得2日未満の従業員 | 上長経由で取得計画を立ててもらう |
| 9か月 | 取得3日未満の従業員 | 時季指定に向けて本人の意見を聴取 |
| 10〜11か月 | 取得5日未満の従業員 | 会社から時季を指定し、確実に取得させる |
ポイントは、年度末にまとめて確認するのではなく「従業員ごとの期限」から逆算して段階的に確認することです。対象者が多い場合は、基準日を年1回（例：4月1日）に統一する「斉一的取扱い」も選択肢になります。
ただし付与日を前倒しする分、付与日数や管理ルールの整理が必要です。
基準日が人ごとに違い、Excelで期限を追いきれない場合は、取得状況を自動で集計し、期限が近い従業員を知らせる仕組みが有効です。
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Excel管理で限界が出るポイント
- 従業員ごとの基準日・付与日数・繰越日数を手作業で計算する必要がある
- 申請と取得実績の反映にタイムラグがあり、最新の残日数が分からない
- 期限が近い従業員を抽出する作業を毎月誰かが行う必要がある
- 監督署対応時に、管理簿として必要な項目がそろっているか確認しにくい
まとめ
年5日取得義務で問われるのは「制度を知っているか」ではなく「全員に確実に取らせたか」です。従業員ごとの基準日から逆算し、6か月・9か月時点で不足者に働きかける運用にすれば、期限直前の駆け込みや取得漏れを防げます。管理が属人化している場合は、取得状況を自動で可視化する仕組みを検討しましょう。
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※本記事は一般的な情報提供を目的としています。制度・法令の具体的な適用については、厚生労働省等の最新の公的資料や社会保険労務士等の専門家にご確認ください。
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