70～90歳代も所属するスタッフ約1,000名の勤怠をデジタル化。担当者4名で4日費やした集計業務を10分に大幅削減

「環境管理のトータルプランナー」として、ビルマネジメントからファシリティマネジメント、PPP事業（公民連携）まで幅広く手がける常陽メンテナンス株式会社。同社では、多数の施設に点在する約1,000名の現場スタッフの勤怠管理を手作業で行っており、月末月初は膨大な集計作業と給与明細の封入作業に追われていました。

「現場のスタッフが高齢のため、スマートフォンを使ったシステム化は絶対無理」という固定観念を抱えていましたが、地元企業ならではの直接サポートが決め手となりiTimeを導入。結果として、担当スタッフ3～4名でも3～4日かかっていた業務が10分に短縮され、残業の削減と休暇の取りやすい環境を実現しました。

今回は、取締役の大内さとみ様と、企画推進部・課長代理の松澤望様に、システム化による劇的な変化についてお話を伺いました。

 

 

【今回お話を伺った方】

・取締役：大内 さとみ様
・企画推進部 課長代理：松澤 望様

 

 

事業内容と皆様の役割について教えてください

大内様：弊社は「環境管理のトータルプランナー」として、清掃、設備、警備などを含めた建物のトータルマネジメントを提供しています。対象とする施設は、オフィスビルやマンション、工場、商業施設、学校、病院、官公庁など多岐にわたります。

近年は都心の大手企業様が建物を総合的に請け負うケースも増えていますが、弊社も同様に、地元に密着した「一つの窓口」としてトータルでお引き受けできる点が強みです。得意とする分野は自社でしっかりとカバーしつつ、より専門的な部分は協力会社様と連携しながら、総合的なマネジメントをご提供しています。

私たち二人は本社で総務や給与計算などの管理業務を担当しています。実際にiTimeを利用して打刻するのは、さまざまな建物へ直行直帰で向かう約1,000名の現場スタッフです。

 

iTime導入のきっかけは何ですか

大内様：手作業に限界を感じて疲れ果てており、数年前から良いシステムはないかと探していました。スマートフォンを使った打刻システムの存在自体は知っていましたが、現場で働くスタッフは高齢者が多く、「絶対うちには無理だ」と諦めていました。

そんな折、弊社メインバンクの担当者からアプリシエイトさんをご紹介いただきました。一番の決め手は、「地元・茨城に会社があること」です。弊社では、分からないことがあったらすばやく直接確認することが求められるため、Webやメール・電話だけのサポートでは厳しいと感じていました。なので、トラブルが起きたときでも、近くにいて直接教えていただけるという安心感が、導入へ踏み切る最大の理由でした。

また、アプリをインストールする形式ではなくブラウザで使える点も、操作の難易度、たとえば「ログアウトしてしまったときに、再ログインが上手くいかず現場が混乱する」等で現場が混乱するリスクが少なく、当社のスタッフに合っていると感じました。

 

導入前にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか

大内様：紙による勤怠管理が非常に大変でした。以前は、白紙の出勤簿を現場に郵送し、月末に手書きされたものを送り返してもらっていました。それをOCRで読み取ってデータ化していたのですが、人の手書きは癖があり、読み取り精度が良くはなかったです。「0」を「6」と読み違えることもあり、結局は3つの事業部で担当者3〜4名がフル稼働し、人間の目でダブルチェックをしていました。1,000名分の集計と手直しがすべて終わるまでに、毎月3〜4日はかかっていました。

 

松澤様：給与明細の発行も大変でした。明細を印刷し、1,000名分を丸1日がかりで封筒に詰めて郵送するのですが、間違った人に届いてしまったら大問題になるため、非常に気を遣う作業です。入力作業を終えても、明細の発送でさらに3日ほどかかっていました。月末から月初の1週間は毎日2〜3時間の残業が当たり前。とても休みを取れるような状況ではありませんでした。

 

iTime導入後、どのような変化がありましたか

大内様：劇的に業務が変わりました。現場での打刻と管理が定着したため、今では月末を過ぎたら、私たちがやるのは、業務用のパソコンから管理画面にアクセスし「データを取るだけ」です。3〜4日がかりだった勤怠の集計作業が、10分にまで削減されました。

 

松澤様：月末月初の残業がなくなり、休暇も取りやすくなりました。データを取り込むだけになったので、担当者が休んでも他の人がカバーできるようになり、子育て中の社員なども非常に助かっていると思います。

 

大内様：紙ベースからの脱却で、検索性も飛躍的に向上しました。過去のデータを調べたい時も、今は社員番号を入れるだけで一瞬で出てきます。社労士へデータを渡す際も、大量の紙の中から探し出したり、コピーを取ったりする手間がなくなりましたり、修正や保存もすべてデータ上で完結。本当に楽になりました。

 

普段の業務では、どのように活用されているか教えてください

大内様：勤怠管理に関しては、GPSによる打刻場所の管理機能が役立っています。直行直帰が多い中で、「決められた現場に到着してから打刻しているか」を会社として正確に把握できるのは安心です。

フレキシブルに稼働時間や単価を設定して管理できるのも、とても便利です。弊社はスタッフが1日に複数のビルを回ることも多く、現場ごとに稼働時間や単価が変わります。この複雑な管理についてご相談したところ、アプリシエイトさんが弊社の要望をきっかけにiTimeのシステムをアップデートしてくださり、細かな現場ごとの時間管理も可能になりました。

松澤様：給与管理ではiMeisai（Web給与明細）も導入し、多くのスタッフがスマートフォンで確認できるようになりました。まだ紙の明細書を希望される方が200名ほどいらっしゃいますが、封入作業の負担は劇的に減り、今では10分ほどで完了するようになりました。

今後は、紙の明細が必要な場合も本社で一括対応するのではなく、各事業部の責任者から直接お渡しする形へ移行し、現場にも大変さを理解してもらうことで、さらなるペーパーレス化を推進していきたいと考えています。

また社員に関しては、これまで紙で行っていた有給休暇の申請もシステム上から行っています。

 

高齢の現場スタッフが多い中で、導入はどのように進められましたか

大内様：ここが一番のハードルで、スマートフォンを触ったことがないような方もいました。ですが、アプリシエイトのご担当者様が直接現場を回って、スタッフ個人のスマートフォンに設定を行い、丁寧に使い方を教えてくださいました。

働き方のパターンが現場ごとに違うため、「この場合はどう打刻するの？」といった微調整や質問が続く期間が3ヶ月ほどありましたが、直接対面でサポートいただけたおかげで無事に乗り越えられました。

驚いたのは、70代から最高齢では90代といった高齢のスタッフの方々がとても前向きだったことです。「操作方法をおしえて！」「できたわよ！」と意欲的で、できるようになった方が他の方に教えてくれるなど、みなさん本当に頑張って対応してくださいました。70代後半でも背筋を伸ばして歩き、お化粧もばっちりして元気に働かれている方々からは、大きな活力を感じました。

 

iTimeをどのような方におすすめしたいですか

大内様：「現場の年齢層が高いからシステム化は無理だ」と固定観念を持っている企業様です。私たちも最初はそう思っていましたが、地元企業の直接サポートがあったおかげで一歩踏み出せました。

実際にやってみると、システム化による可視化と効率化は本当に素晴らしいです。人手不足に対応するためには、システム化してペーパーレスを進めるしかないと実感していますので、踏み切れずにいる会社さんにはぜひおすすめしたいです。

 

最後に、今後iTimeを使ってやりたいことを教えてください

大内様：今回のiTime導入を機に、デジタルの力を強く実感できました。次は、毎年1年単位で更新している「雇用契約書」の電子化や、年末調整の電子化を進めたいと考えています。高齢スタッフへの対応という課題はありますが、引き続きサポートいただきながら、さらなる業務改善に取り組んでいきたいです。

 

― インタビューへのご協力、ありがとうございました。引き続き、iTime・株式会社アプリシエイトをよろしくお願いいたします。