手当やシフト管理が複雑な医療現場の業務改革を実現しました

茨城県水戸市に拠点を置く丹野病院では、複雑な勤務体系と多様な手当制度を抱える医療現場ならではの勤怠管理の課題を解決するため、iTimeを導入しました。数多くの職種が混在し、夜勤や当直など特殊な勤務形態が多い同院では、紙ベースでの管理に限界を感じていました。導入から半年が経過し、すでに大きな効果を実感しています。今回は、事務長の亀山慎一様に、医療現場ならではの活用法についてお話を伺いました。

【今回お話を伺った方】

・事務長：亀山 慎一様

事業内容と亀山様の役割について教えてください

亀山様：当院は医療サービスを中心に、介護老人保健施設や訪問看護ステーション、居宅介護支援センターなど、複数の施設を運営しています。私は事務長として人事労務管理や経営管理を担当しています。

iTime導入のきっかけは何ですか

亀山様：前職の縁でアプリシエイトを知り、導入を検討しました。入職してすぐに紙ベースの勤怠管理の非効率さを感じていました。実際に導入したのは私が事務長に就任してからで、最初は新しいシステムへの変化に戸惑いの声もありましたが、現在は皆がメリットを実感しています。

導入前にはどのような課題を抱えていらっしゃいましたか

亀山様：すべてが紙ベースでした。全従業員の勤怠を管理し、勤務時間、残業時間、各種手当を手作業で計算していました。夜勤や当直、オンコール待機など、医療現場特有の複雑な勤務形態があり、それに応じた手当も10種類以上ありました。

例えば、死後処置やPSG（睡眠障害検査）の対応、急患対応、放射線技師のオンコール待機など、様々な手当を一つ一つ手計算し、給与ソフトに手入力していました。その結果、給与支給後に「手当が入っていない」「残業時間が違う」といった問い合わせが頻発していました。有給休暇管理も紙の台帳で行い、繰越日数の計算なども手作業でした。

iTime導入後、どのような変化がありましたか

亀山様：最も大きな変化は、給与計算作業の効率化です。以前は締め日後に各部署から一斉に申請が上がってきて、その処理に3日間かかっていました。今は日々承認作業をしているので、締め日後の作業がほとんどなくなり、半日程度で済むようになりました。

また、様々な手当の申請もシステム化され、本人が申請して上長が承認するフローが確立しました。部署の責任者も日々承認作業をするようになり、管理意識が高まりました。さらに、給与支給後の問い合わせもほぼなくなりました。

特筆すべきは、紙の量が劇的に減ったことです。これまで分厚いファイルだった勤怠記録が、今では格段に薄くなりました。

現在の勤怠に関する書類は10分の1以下に！

普段の業務での使い方について教えてください

亀山様：職員によって勤務形態が大きく異なるため、部署ごとに最適な打刻方法を採用しています。一般職員は職場のタブレットで打刻し、訪問看護などの外回りスタッフはスマホで打刻しています。医師は時間管理が特殊なため、従来通りの管理をしています。

手当管理も部署ごとに工夫しています。夜勤や当直、各種特殊手当についても、本人が申請し上長が承認するプロセスを確立しました。勤怠に関するさまざまな状況がリアルタイムで可視化されるようになり、管理者として状況把握がしやすくなりました。

夜勤や当直など、特殊な勤務体系が多い医療現場でiTimeはどのように役立っていますか

亀山様：看護部の夜勤や事務の当直、放射線科の当直など、各部署で勤務形態が異なりますが、それぞれに合わせた手当設定ができるため非常に便利です。職種や勤務内容によって手当の金額も異なりますが、すべてシステム上で管理できるようになりました。

また、病院では急患対応などで急な残業が発生することもありますが、そういった状況もリアルタイムで把握できるようになり、労務管理がしやすくなりました。

看護師さんなど、急な勤務変更が発生する際の調整はどのように行っていますか

亀山様：iTimeには振替休日の管理機能もあり、急な対応で出勤した場合の振替休日も管理できます。各部署の責任者がシフト管理を担当していますが、iTimeの導入により、より効率的な調整が可能になりました。

特に面白いのは、iTimeのメモ機能を使ったコミュニケーションです。システム内でメッセージを交換し、業務の引き継ぎや励ましのやり取りをしています。こうした予想外の使い方も生まれています。

通知のポップアップの視認性も高いため見落としはないという

iTimeをどの様な人におすすめしたいですか

亀山様：手当やシフト管理が複雑な医療機関にはぜひおすすめしたいです。特に夜勤や当直、オンコール待機など、多様な勤務形態があり、それに伴う手当も多い職場では効果を発揮すると思います。

また、有給休暇の管理も格段に楽になります。職員自身がスマホで残りの有給日数を確認できるようになり、「あと何日取れる」という確認が簡単にできるようになりました。

最後に、今後iTimeを使ってやりたいことを教えてください

亀山様：給与明細の電子化を進めたいと考えています。現在は160枚以上の明細を三つ折りにして封筒に入れる作業を手作業で行っていますが、これを電子化できれば大幅な効率化が期待できます。

また、医師の働き方改革に対応するため、医師の勤怠管理もさらに強化していきたいと考えています。医師は例外的に月100時間までの時間外労働が認められていますが、その適切な管理も課題です。

さらに、現在はメモ機能を使ったコミュニケーションが生まれていますが、将来的には組織内の連絡や緊急連絡網としての機能も持たせられればと思っています。

― インタビューへのご協力、ありがとうございました。引き続き、iTime・株式会社アプリシエイトをよろしくお願いいたします。